Aplikasi program MS Office dalam Teknik Bangunan
Aplikasi program MS Office dalam Teknik Bangunan-Hallo sobat,, jumpa lagi bersama admin alias mimin,, dalam kesempatan kali ini mimin akan membahas masalah "Aplikasi program MS Office dalam Teknik Bangunan"MS Office atau Microsoft Office merupakan kumpulan beberapa
program yang sangat diperlukan untuk pembuatan dokumen, homepage,publikasi,presentasi,database, dan pembukuan. Beberapa aplikasi yang sering digunakan antara lain adalah MS Word untuk pekerjaan pengolahan kata.
MS Excel untuk pengolahan data spreadsheet (lembar kerja elektronik) dan MS PowerPoint untuk membuat presentasi. Untuk menjalankan pilihan program MS Office dapat dilakukan melalui
perintah start All program Micrisoft Office dan melakukan pilihanprogram yang akan digunakan seperti pada gambar.
1. Microsoft Word (MS Word)
Program aplikasi MS Word merupakan program pengolah kata yang
mempunyai kemampuan pengolahan berkas seperti menyusun memo,
membuat laporan, membuat desain sampul, mengolah kolom koran, suratmenyurat,
pengolahan tabel,pembuatan brosur,maupun penyusunan buku-buku.
Dalam bidang teknik bangunan MS word banyak digunakan pada
kegiatan administrasi, pembuatan dokumen-dokumen proyek, hingga
laporan-laporan proyek.
Untuk menjalankan program MS Word dapat dilakukan dengan cara:
- Klik tombol start
- Pilih new office document pada kotak dialog yang muncul, untuk
memulai bekerja dengan dokumen MS Office
- Pilih blank document untuk memulai membuat dokumen baru.
Setelah MS Word dijalankan akan muncul tampilan di layar monitor seperti
pada gembar.
Keterangan:
- Title bar berisi nama program, ikon control menu dan ikon control
window (Maximize, Minimize, Restore dan Close)
- Menu bar berisi kumpulan perintah menurut spesialisasi fasilitas
yang diberikan oleh Word
- Toolbar standar memuat ikon-ikon yang mewakili kumpulan
perintah dalam Menu bar
- Toolbar formating memberi langkah cepat untuk memilih Font,
mengatur paragraf dan lain-lain.
- Ruler adalah fasilitas untuk mengubah Tab stop, margin, atau
indentasi
- Titik sisip (insertion point) merupakan penunjuk awal pembuatan
dokumen
- Status bar memuat status jendela aktif, posisi halaman, posisi titik
sisip dan lain-lain
- Scroll bar memuat anak panah-anak panah yang berada di baris
bawah dan samping kanan digunakan untuk menggulung layar
dengan cepat dan lain-lain.
Pembuatan dokumen dengan MS Word meliputi beberapa tahapan:
A. Pengetikan dokumen.
Pengetikan dokumen cukup dengan mengetik dari titik sisip pada
layar monitor. MS Word mempunyai fasilitas Word Warp yang membuat
naskah akan berpindah otomatis ke baris berikutnya apabila melebihi batas
kanan layar. Apabila ingin berpindah baris sebelum melebihi batas kanan
layar, tekan tombol Enter. Hasil tampilan pengetikan terlihat seperti pada
gambar.
B. Penyuntingan dokumen
Dokumen yang sudah dibuat dapat dikenai beberapa penyuntingan
seperti misalnya dikenai efek cetak tebal, miring, bergaris bawah, atau diberi
pengaturan tertentu. Beberapa penyuntingan yang bisa dilakukan antara lain:
- Pengaturan font (jenis huruf yang digunakan dalam naskah) baik jenis
maupun ukurannya.
- Mengatur perataan naskah rata kiri, rata kanan, di tengah, atau dibuat
rata kiri kanan dengan menggunakan toolbar formating atau bisa juga
menggunakan format paragraf.
- Pengaturan indentasi
C. Penyimpanan Dokumen
Setelah dokumen diketik dan diperiksa kesalahan pengetikannya,
sebaiknya disimpan terlebih dahulu sekaligus sebagai tindakan
pengamanan apabila tiba-tiba aliran listrik terputus. Penyimpanan dokumen
ini sebaiknya dilakukan setiap 10-15 menit sekali. Penyimpanan dapat
dilakukan dengan beberapa pilihan sesuai pilihan menu File seperti pada
gambar.
- Save (Ctrl+S), memungkinkan penentuan letak penyimpanan file, tipe
file serta nama dokumen.
- Save As, memungkinkan penyimpanan dokumen dengan nama lain
atau ke tempat tujuan lain, bahkan dalam format yang berbeda.
- Save as HTML, memungkinkan penyimpanan file untuk digunakan
dalam jaringan komputer (networking)
- Pilihan versions, memungkinkan penyimpanan dalam versi yang
dikehendak
D. Pencetakan Dokumen
Setelah dokumen disimpan dan akan dicetak sebaiknya diperiksa
lebih dulu dengan fasilitas Print Preview. Bila sudah yakin dengan
penampilan dokumen yang sudah dilihat dari fasilitas print preview,
dokumen dapat dicetak di atas kertas dengan pilihan Print dari menu File
atau dengan mengklik tombol print. Selanjutnya muncul kotak dialog print
seperti gambar, sehingga dapat dilakukan pilihan bagian yang akan
dicetak, dengan pilihan:
- All: untuk seluruh lembar pada file tersebut
- Current page: untuk bagian lembar di mana kursor berada
- pages: untuk bagian lembar sesuai nomor halamannya
Agar dokumen-dokumen terhindar dari kerusakan, sebelum keluar
dari program MS Word tutup terlebih dahulu dokumen dengan pilihan Close
dari menu File. Keluar dari program MS Word bisa dilakukan dengan
memilih Exit dari menu File atau cukup klik tanda silang dari menu Control
Window di sudut kanan atas.
2. Microsoft Excel (MS Excel)
MS Excel adalah salah satu program spreadsheet (lembar kerja
elektronis) berbasis Windows yang paling populer untuk mengumpulkan,
mengelola, menganalisa data dan membuat grafik berdasarkan data
tersebut.
Jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja yaitu:
- Label, berupa teks yang bukan diperuntukkan untuk analisa
matematika tetapi bisa untuk logika
-Value, adalah bilangan yang akan digunakan dalam
perhitungan matematika dan logika
- Formula, untuk melakukan perhitungan pada angka dalam
area lembar kerja dan menampilkan hasilnya
- Date/time, dipergunakan dalam perhitungan data yang
berbentuk tanggal dan jam
A. Elemen-elemen Layar MS Excel
Seperti halnya program aplikasi Windows lainnya MS_Excel
mempunyai jendela program utama yang menampilkan nama aplikasi
Microsoft Excel, dalam title bar serta bagian-bagian lainnya (gambar 2.8).
Secara lengkap elemen-elemen layar MS-Excel dan penjelasannya seperti
pada tabel
Tabel Tampilan layar MS Word.
B. Operasional MS-Excel
1. Menghapus isi Sel atau Range
Gunakan tombol delete, atau
Menu Edit Clear
All: untuk menghapus semuanya
Formats: untuk menghapus format sel
Contents: untuk menghapus isi sel
Comment: untuk menghapus komentar sel
2. Memperbaiki data
Menggunakan tombol F2 atau double klik sel yang akan diperbaiki
3. Membuat buku kerja baru
Pilih menu File New atau klik ikon New
4. Menyimpan buku kerja baru
Klik file save
Ketikkan nama file pada kotak file name
Dalam kotak Save in, tentukan di mana file akan disimpan
Klik tombol save
Gunakan kotak Save as type untuk menyimpan file dalam format
lain (lakukan prosedur ini jika menginginkan ekspor file tersebut
sehingga bisa dibuka oleh program spreadsheet lain)
5. Menyimpan buku kerja dengan nama lain
Pilih menu File pilih menu Save as
6. Membuka buku kerja yang telah tersimpan
Klik File Open
Klik file yanga kan dibuka jika file tidak ada cek di kotak look in.
Dalam kotak look in klik Directories atau drives, dimana
file yang
akan dibuka berada.
Klik tombol open
7. Menutup lembar kerja
Menu File Close
8. Menyisipkan kolom
Menu insert columns
9. Menghapus kolom
Pilih kolomnya, menu Edit Delete…, Entire column.
10. Memperlebar dan memperkecil kolom
Menu format column width atau
Klik kolomnya kemudian drag ke kanan (untuk memperlebar),
dan drag ke kiri (untuk memperkecil)
11. Menyisipkan baris
Menu insert rows
12. Menghapus baris
Pilih barisnya, menu Edit delete
13. Mengubah tinggi baris
Menu format row height
klik baris yang akan diubah, kemudian drag ke bawah atau drag
ke atas
14. Menyisipkan lembar kerja
Menu insert worksheet
15. Menghapus lembar kerja (sheet)
Pilih sheet-nya, menu edit delete sheet
16. Menyisipkan sel
52
Menu insert cells
Shift cells right
Shift cells down
17. Menghapus sel
Menu edit delete
Shift cells left
Shift cells up
18. Memberi nama sel atau range
Menu insert name define, ketik name range klik add
klik ok atau
Pilih sel atau range
Klik tempat daftar nama range, kemudian ketik nama range
Tekan tombol enter
19. Mengubah ukuran huruf
Klik toolbar font size selanjutnya ubah ukuran huruf yang sesuai
20. Mengubah efek-efek teks
Klik toolbar bold, italic, underline
21. Mengubah jenis huruf
Klik toolbar font selanjutnya pilih huruf yang sesuai
22. Memformat angka
Letakan penunjuk (pointer) pada cell klik kanan format cell
number
23. Formula (rumus)
Rumus merupakan bagian terpenting dari MS Excel, karena setiap
tabel dan dokumen yang diketik akan selalu berhubungan dengan
rumus-rumus operasi matematika. Operator matematika yang
sering digunakan adalah:
lambang + untuk fungsi penjumlahan
lambang – untuk fungsi pengurangan
lambang * untuk fungsi perkalian
lambang / untuk fungsi pembagian
lambang ^ untuk fungsi perpangkatan
lambang % untuk fungsi persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan
operasi, yang dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), serta
tambah (+) atau kurang (-).
Untuk menulis rumus dapat dilakukan dengan:
a. menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
letakkan penunjuk pada sel tempat hasil rumus akan
ditampilkan
pada formula bar ketikkan = angka + angka
digunakan untuk rumus yang sederhana, pendek dan
angkanya tetap
b. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel
letakkan penunjuk pada sel tempat hasil rumus akan
ditampilkan
pada formula bar ketikkan = posisi sel + posisi sel
digunakan untuk rumus yang datanya berubah mengikuti sel
c. menulis rumus dengan bantuan mouse
letakkan penunjuk pada sel tempat hasil rumus akan
ditampilkan
ketik =, kemudian pilih dan klik sel dengan mouse
ketik +, kemudian pilih sel lainnya
tekan tombol enter
penulisan yang dianjurkan untuk menghindari kesalahan
penulisan alamat sel
24. Menggunakan fungsi
Sebenarnya fungsi adalah rumus yang telah disediakan oleh MS
Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Salah satu
fungsi yang paling banyak digunakan misalnya SUM yang
merupakan fungsi penjumlahan sesuai range sel. Fungsi-fungsi ini
dikategorikan sesuai bidang-bidang tertentu seperti: finansial,
matematika dan trigonometri, statistik, hingga fungsi logiika.
25. Fungsi logika
Fasilitas operasi logika dalam MS-Excel memberikan kemampuan
untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan TRUE (benar)
atau FALSE (salah). Sebagai contoh, isilah sel A1 dengan angka 10
dan sel A2 dengan angka 15. Selanjutnya isikan pada sel A3
dengan ekspresi logika =A1<A2. Dengan ekspresi ini MS-Excel
akan memberikan penilaian apakah isi sel A1 lebih kecil dari isi sel
A2, bila ya MS-Excel akan menampilkan TRUE yang berarti
pernyataan itu benar. Bila isi sel A1 diubah menjadi 20, maka sel
A3 menampilkan FALSE yang berarti pernyataan itu sekarang
salah.
C. Membuat grafik
Untuk membuat data supaya menarik dan informatif, maka MS-Excel
menyediakan fasilitas pembuatan grafik. Grafik merupakan penggambaran
secara visual dari suat u rangkaian data lembar kerja. Langkah-langkahnya:
1. Sorot range data yang akan digrafikkan
2. Klik tombol chart Wizard dari toolbar standard.
3. Pada tab standard types klik chart type: untuk memilih jenis grafik
yang diinginkan kemudian klik salah satu bentuk chart sub-type.
Pemilihan tipe grafik (chart type) bergantung pada perbandingan
visual yang diinginkan.
Tipe grafik yang sering digunakan:
Grafik batang (bar) menggambarkan rangkaian data dengan
menggunakan batang. Grafik ini cocok untuk kategori yang
memperlihatkan perbandingan antara nilai pada masing-masing
item
Grafik garis (line) menggambarkan rangkaian data sebagai titik
pada sebuah garis. Digunakan untuk memperlihatkan perubahan
data terhadap waktu. Grafik ini menegaskan kecenderungan naik
atau turunnya data
Grafik lingkaran (pie) menggambarkan rangkaian data tunggal.
Digunakan untuk membandingkan suatu data terhadap
keseluruhan. Setiap nilai data digambarkan sebagai irisan
lingkaran
Grafik XY (XY scatter) menggunakan sua sumbu nilai yang
menggambarkan pasangan titik data dalam sebuah garis. Grafik
ini menggambarkan hubungan (korelasi) secara visual antara
rangkaian data yang diplot
4. klik tombol next untuk menentukan sumber data (chart source data).
Pada tab data source tentukan data-data range baik secara baris
(rows) ataupun kolom (columns).
5. Klik tab series untuk menyesuaikan data series (dalam hal ini untuk
menambah atau menghapus data series yang tidak diperlukan),
category (X) axis labels (untuk menentukan label sumbu X)
6. Klik tombol next untuk menentukan chart options yang meliputi tab
titles (yang meliputi chart title, category (X) axis, series (Y) axis, tab
axes, tab gridlines, tab legend, tab data lebels, data table.
7. klik tombol next untuk menentukan lokasi grafik (chart location) yaitu
pada lembar kerja yang baru (As new sheet) atau pada lembar kerja
yang bersangkutan (As object in)
8. untuk mengahiri proses klik tombol finish
D. Mencetak buku kerja
Mencetak buku kerja merupakan langkah penting yang perlu
dilakukan. Pencetakan lembar kerja dimaksudkan untuk membuat output
dalam bentuk laporan atau untuk keperluan pengarsipan. Gunakan print
preview untuk melihat hasil cetakan. Langkah yang dapat dilakukan:
1. jika akan mencetak range tertentu, maka sorot terlebih dahulu range
yang akan dicetak.
2. pilih menu File dan klik Print, maka kotak dialog akan tampil.
3. pilih tipe printer yang akan digunakan
4. pilihan print range
yang akan dicetak, misalnya halaman 1 sampai
halaman 5, ataupun pilihan print what untuk menentukan apakan
keseluruhan Active sheet atau bagian yang disorot saja (selection)
5. Isi Number of copies
6. Klik OK
E. Keluar dari Windows Excel
Untuk keluar dari S-Excel, pilih menu File, Exit. MS-Excel akan
menanyakan apakah lembar kerja yang terbuka ingin disimpan. Dapat dipilih
salah satu dari tiga tombol untuk menjawabnya.
3. Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint adalah sebuah program aplikasi untuk
membuat presentasi. Dengan Microsoft PowerPoint akan dapat dengan
mudah dibuat pelajaran berupa pertunjukkan (untuk pendidikan atau job
training), promosi perusahaan atau produk berupa pertunjukkan dan lainlain.
Dalam Microsoft PowerPoint, setiap tampilan disebut dengan slide,
dan setiap slide dapat dimasukkan dengan gambar dan suara sehingga
presentasi menjadi lebih hidup.
Langkah-langkah pembuatan presentasi:
A. Menjalankan powerpoint.
Setelah power point dijalankan akan terlihat tampilan seperti pada gambar
B. Memilih tampilan slide
Untuk memilih tampilan atau lay out slide, dapat digunakan macam dan
jenis yang diberikan oleh program powerpoint (default). Pilihan ini akan
muncul jika menggunakan perintah New pada menu file, seperti
ditunjukan pada gambar. Selanjutnya dapat dilakukan pemilihan:
blank presentation, atau
salah satu lay out yang disediakan
C. Memasukkan teks ke dalam slide
Klik kotak bertuliskan click to add title, kemudian ketik teks yang
dimaksud, kemudian enter
Klik dalam kotak teks kedua, ketik teks yang dimaksud, kemudian
enter
Untuk melihat hasil rancangan presentasi, dapat ditekan tombol F5
setiap saat, dan untuk kembali ke lembar kerja tekan tombol Esc.
D. Memperbesar / memperkecil kotak teks
Jika panjang teks tidak muat dalam kotak, kotak dapat diperbesar
dengan dua cara:
Cara yang pertama, klik kanan dalam kotak, klik menu format
placeholder (gambar 2.12), klik tab size, perbesar kotak dengan
menaikkan atau mengetikkan langsung angka pada kotak sesuai
dengan lebar yang diinginkan. Klik Ok.
Cara kedua, perbesar atau perkecil kotak teks melalui bulet-bulet
yang diberikan di sekeliling kotak
E. Memblok teks
Agar dapat mengubah jenis dan ukuran teks, mengubah perataan teks
dan lain-lain, maka teks yang akan diubah harus diblok terlebih dahulu.
F. Mengatur perataan teks
Blok teks yang akan diatur atau diratakan, tekan salah satu tombol di
bawah ini:
Ctrl + E membuat teks rata tengah
Ctrl + L membuat teks rata kiri
Ctrl + R membuat teks rata kanan
Ctrl + J membuat teks rata kiri dan kanan
G. Menghapus kotak teks
Tidak semua kotak teks yang diberikan tidak harus semuanya diisi. Jika
kotak yang diperlukan cukup hanya satu, maka hapuslah kotak teks
yang lainnya dengan cara:
Klik di dalam kotak teks yang akan dihapus
Setelah kotaknya muncul, sorot pinggir kotak hingga muncul anak
panah berkepala empat
Setelah anak panah berkepala empat muncul, langsung klik tombol
kiri mouse (maka kursor akan hilang)
Setelah kursor hikang, tekanlah tombol delete untuk menghapus
H. Mengubah jenis dan ukuran font
Blok teks yang akan diubah, klik kotak font size, pilih ukuran font yang
diinginkan, atur kembali letak setiap kotak teks sesuai dengan yang
diinginkan.
I. Wordart
Selain teks biasa, bisa juga dimasukkan teks berupa Wordart. Teks
berupa Wordart akan diperlakukan seperti gambar.
J. Menyimpan presentasi
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, simpanlah dahulu file
presentasi yang sudah dibuat dengan cara yang sama dengan
K. Menjalankan presentasi
Setelah presentasi (semua slide) selesai dibuat, jalankan presentasi
dengan cara sebagai berikut:
Klik menu slide show
Klik view show
Kedua instruksi tersebut bisa disingkat dengan menekan tombol F5.
Untuk kembali ke lembar kerja, tekan tombol esc.
penyimpanan file MS Word maupun MS Excel. Setelah disimpan, maka
pengerjaan bisa dilanjutkan kembali.
program yang sangat diperlukan untuk pembuatan dokumen, homepage,publikasi,presentasi,database, dan pembukuan. Beberapa aplikasi yang sering digunakan antara lain adalah MS Word untuk pekerjaan pengolahan kata.
MS Excel untuk pengolahan data spreadsheet (lembar kerja elektronik) dan MS PowerPoint untuk membuat presentasi. Untuk menjalankan pilihan program MS Office dapat dilakukan melalui
perintah start All program Micrisoft Office dan melakukan pilihanprogram yang akan digunakan seperti pada gambar.
1. Microsoft Word (MS Word)
Program aplikasi MS Word merupakan program pengolah kata yang
mempunyai kemampuan pengolahan berkas seperti menyusun memo,
membuat laporan, membuat desain sampul, mengolah kolom koran, suratmenyurat,
pengolahan tabel,pembuatan brosur,maupun penyusunan buku-buku.
Dalam bidang teknik bangunan MS word banyak digunakan pada
kegiatan administrasi, pembuatan dokumen-dokumen proyek, hingga
laporan-laporan proyek.
Untuk menjalankan program MS Word dapat dilakukan dengan cara:
- Klik tombol start
- Pilih new office document pada kotak dialog yang muncul, untuk
memulai bekerja dengan dokumen MS Office
- Pilih blank document untuk memulai membuat dokumen baru.
Setelah MS Word dijalankan akan muncul tampilan di layar monitor seperti
pada gembar.
Keterangan:
- Title bar berisi nama program, ikon control menu dan ikon control
window (Maximize, Minimize, Restore dan Close)
- Menu bar berisi kumpulan perintah menurut spesialisasi fasilitas
yang diberikan oleh Word
- Toolbar standar memuat ikon-ikon yang mewakili kumpulan
perintah dalam Menu bar
- Toolbar formating memberi langkah cepat untuk memilih Font,
mengatur paragraf dan lain-lain.
- Ruler adalah fasilitas untuk mengubah Tab stop, margin, atau
indentasi
- Titik sisip (insertion point) merupakan penunjuk awal pembuatan
dokumen
- Status bar memuat status jendela aktif, posisi halaman, posisi titik
sisip dan lain-lain
- Scroll bar memuat anak panah-anak panah yang berada di baris
bawah dan samping kanan digunakan untuk menggulung layar
dengan cepat dan lain-lain.
Pembuatan dokumen dengan MS Word meliputi beberapa tahapan:
A. Pengetikan dokumen.
Pengetikan dokumen cukup dengan mengetik dari titik sisip pada
layar monitor. MS Word mempunyai fasilitas Word Warp yang membuat
naskah akan berpindah otomatis ke baris berikutnya apabila melebihi batas
kanan layar. Apabila ingin berpindah baris sebelum melebihi batas kanan
layar, tekan tombol Enter. Hasil tampilan pengetikan terlihat seperti pada
gambar.
B. Penyuntingan dokumen
Dokumen yang sudah dibuat dapat dikenai beberapa penyuntingan
seperti misalnya dikenai efek cetak tebal, miring, bergaris bawah, atau diberi
pengaturan tertentu. Beberapa penyuntingan yang bisa dilakukan antara lain:
- Pengaturan font (jenis huruf yang digunakan dalam naskah) baik jenis
maupun ukurannya.
- Mengatur perataan naskah rata kiri, rata kanan, di tengah, atau dibuat
rata kiri kanan dengan menggunakan toolbar formating atau bisa juga
menggunakan format paragraf.
- Pengaturan indentasi
C. Penyimpanan Dokumen
Setelah dokumen diketik dan diperiksa kesalahan pengetikannya,
sebaiknya disimpan terlebih dahulu sekaligus sebagai tindakan
pengamanan apabila tiba-tiba aliran listrik terputus. Penyimpanan dokumen
ini sebaiknya dilakukan setiap 10-15 menit sekali. Penyimpanan dapat
dilakukan dengan beberapa pilihan sesuai pilihan menu File seperti pada
gambar.
- Save (Ctrl+S), memungkinkan penentuan letak penyimpanan file, tipe
file serta nama dokumen.
- Save As, memungkinkan penyimpanan dokumen dengan nama lain
atau ke tempat tujuan lain, bahkan dalam format yang berbeda.
- Save as HTML, memungkinkan penyimpanan file untuk digunakan
dalam jaringan komputer (networking)
- Pilihan versions, memungkinkan penyimpanan dalam versi yang
dikehendak
D. Pencetakan Dokumen
Setelah dokumen disimpan dan akan dicetak sebaiknya diperiksa
lebih dulu dengan fasilitas Print Preview. Bila sudah yakin dengan
penampilan dokumen yang sudah dilihat dari fasilitas print preview,
dokumen dapat dicetak di atas kertas dengan pilihan Print dari menu File
atau dengan mengklik tombol print. Selanjutnya muncul kotak dialog print
seperti gambar, sehingga dapat dilakukan pilihan bagian yang akan
dicetak, dengan pilihan:
- All: untuk seluruh lembar pada file tersebut
- Current page: untuk bagian lembar di mana kursor berada
- pages: untuk bagian lembar sesuai nomor halamannya
Agar dokumen-dokumen terhindar dari kerusakan, sebelum keluar
dari program MS Word tutup terlebih dahulu dokumen dengan pilihan Close
dari menu File. Keluar dari program MS Word bisa dilakukan dengan
memilih Exit dari menu File atau cukup klik tanda silang dari menu Control
Window di sudut kanan atas.
2. Microsoft Excel (MS Excel)
MS Excel adalah salah satu program spreadsheet (lembar kerja
elektronis) berbasis Windows yang paling populer untuk mengumpulkan,
mengelola, menganalisa data dan membuat grafik berdasarkan data
tersebut.
Jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja yaitu:
- Label, berupa teks yang bukan diperuntukkan untuk analisa
matematika tetapi bisa untuk logika
-Value, adalah bilangan yang akan digunakan dalam
perhitungan matematika dan logika
- Formula, untuk melakukan perhitungan pada angka dalam
area lembar kerja dan menampilkan hasilnya
- Date/time, dipergunakan dalam perhitungan data yang
berbentuk tanggal dan jam
A. Elemen-elemen Layar MS Excel
Seperti halnya program aplikasi Windows lainnya MS_Excel
mempunyai jendela program utama yang menampilkan nama aplikasi
Microsoft Excel, dalam title bar serta bagian-bagian lainnya (gambar 2.8).
Secara lengkap elemen-elemen layar MS-Excel dan penjelasannya seperti
pada tabel
Tabel Tampilan layar MS Word.
B. Operasional MS-Excel
1. Menghapus isi Sel atau Range
Gunakan tombol delete, atau
Menu Edit Clear
All: untuk menghapus semuanya
Formats: untuk menghapus format sel
Contents: untuk menghapus isi sel
Comment: untuk menghapus komentar sel
2. Memperbaiki data
Menggunakan tombol F2 atau double klik sel yang akan diperbaiki
3. Membuat buku kerja baru
Pilih menu File New atau klik ikon New
4. Menyimpan buku kerja baru
Klik file save
Ketikkan nama file pada kotak file name
Dalam kotak Save in, tentukan di mana file akan disimpan
Klik tombol save
Gunakan kotak Save as type untuk menyimpan file dalam format
lain (lakukan prosedur ini jika menginginkan ekspor file tersebut
sehingga bisa dibuka oleh program spreadsheet lain)
5. Menyimpan buku kerja dengan nama lain
Pilih menu File pilih menu Save as
6. Membuka buku kerja yang telah tersimpan
Klik File Open
Klik file yanga kan dibuka jika file tidak ada cek di kotak look in.
Dalam kotak look in klik Directories atau drives, dimana
file yang
akan dibuka berada.
Klik tombol open
7. Menutup lembar kerja
Menu File Close
8. Menyisipkan kolom
Menu insert columns
9. Menghapus kolom
Pilih kolomnya, menu Edit Delete…, Entire column.
10. Memperlebar dan memperkecil kolom
Menu format column width atau
Klik kolomnya kemudian drag ke kanan (untuk memperlebar),
dan drag ke kiri (untuk memperkecil)
11. Menyisipkan baris
Menu insert rows
12. Menghapus baris
Pilih barisnya, menu Edit delete
13. Mengubah tinggi baris
Menu format row height
klik baris yang akan diubah, kemudian drag ke bawah atau drag
ke atas
14. Menyisipkan lembar kerja
Menu insert worksheet
15. Menghapus lembar kerja (sheet)
Pilih sheet-nya, menu edit delete sheet
16. Menyisipkan sel
52
Menu insert cells
Shift cells right
Shift cells down
17. Menghapus sel
Menu edit delete
Shift cells left
Shift cells up
18. Memberi nama sel atau range
Menu insert name define, ketik name range klik add
klik ok atau
Pilih sel atau range
Klik tempat daftar nama range, kemudian ketik nama range
Tekan tombol enter
19. Mengubah ukuran huruf
Klik toolbar font size selanjutnya ubah ukuran huruf yang sesuai
20. Mengubah efek-efek teks
Klik toolbar bold, italic, underline
21. Mengubah jenis huruf
Klik toolbar font selanjutnya pilih huruf yang sesuai
22. Memformat angka
Letakan penunjuk (pointer) pada cell klik kanan format cell
number
23. Formula (rumus)
Rumus merupakan bagian terpenting dari MS Excel, karena setiap
tabel dan dokumen yang diketik akan selalu berhubungan dengan
rumus-rumus operasi matematika. Operator matematika yang
sering digunakan adalah:
lambang + untuk fungsi penjumlahan
lambang – untuk fungsi pengurangan
lambang * untuk fungsi perkalian
lambang / untuk fungsi pembagian
lambang ^ untuk fungsi perpangkatan
lambang % untuk fungsi persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan
operasi, yang dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), serta
tambah (+) atau kurang (-).
Untuk menulis rumus dapat dilakukan dengan:
a. menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
letakkan penunjuk pada sel tempat hasil rumus akan
ditampilkan
pada formula bar ketikkan = angka + angka
digunakan untuk rumus yang sederhana, pendek dan
angkanya tetap
b. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel
letakkan penunjuk pada sel tempat hasil rumus akan
ditampilkan
pada formula bar ketikkan = posisi sel + posisi sel
digunakan untuk rumus yang datanya berubah mengikuti sel
c. menulis rumus dengan bantuan mouse
letakkan penunjuk pada sel tempat hasil rumus akan
ditampilkan
ketik =, kemudian pilih dan klik sel dengan mouse
ketik +, kemudian pilih sel lainnya
tekan tombol enter
penulisan yang dianjurkan untuk menghindari kesalahan
penulisan alamat sel
24. Menggunakan fungsi
Sebenarnya fungsi adalah rumus yang telah disediakan oleh MS
Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Salah satu
fungsi yang paling banyak digunakan misalnya SUM yang
merupakan fungsi penjumlahan sesuai range sel. Fungsi-fungsi ini
dikategorikan sesuai bidang-bidang tertentu seperti: finansial,
matematika dan trigonometri, statistik, hingga fungsi logiika.
25. Fungsi logika
Fasilitas operasi logika dalam MS-Excel memberikan kemampuan
untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan TRUE (benar)
atau FALSE (salah). Sebagai contoh, isilah sel A1 dengan angka 10
dan sel A2 dengan angka 15. Selanjutnya isikan pada sel A3
dengan ekspresi logika =A1<A2. Dengan ekspresi ini MS-Excel
akan memberikan penilaian apakah isi sel A1 lebih kecil dari isi sel
A2, bila ya MS-Excel akan menampilkan TRUE yang berarti
pernyataan itu benar. Bila isi sel A1 diubah menjadi 20, maka sel
A3 menampilkan FALSE yang berarti pernyataan itu sekarang
salah.
C. Membuat grafik
Untuk membuat data supaya menarik dan informatif, maka MS-Excel
menyediakan fasilitas pembuatan grafik. Grafik merupakan penggambaran
secara visual dari suat u rangkaian data lembar kerja. Langkah-langkahnya:
1. Sorot range data yang akan digrafikkan
2. Klik tombol chart Wizard dari toolbar standard.
3. Pada tab standard types klik chart type: untuk memilih jenis grafik
yang diinginkan kemudian klik salah satu bentuk chart sub-type.
Pemilihan tipe grafik (chart type) bergantung pada perbandingan
visual yang diinginkan.
Tipe grafik yang sering digunakan:
Grafik batang (bar) menggambarkan rangkaian data dengan
menggunakan batang. Grafik ini cocok untuk kategori yang
memperlihatkan perbandingan antara nilai pada masing-masing
item
Grafik garis (line) menggambarkan rangkaian data sebagai titik
pada sebuah garis. Digunakan untuk memperlihatkan perubahan
data terhadap waktu. Grafik ini menegaskan kecenderungan naik
atau turunnya data
Grafik lingkaran (pie) menggambarkan rangkaian data tunggal.
Digunakan untuk membandingkan suatu data terhadap
keseluruhan. Setiap nilai data digambarkan sebagai irisan
lingkaran
Grafik XY (XY scatter) menggunakan sua sumbu nilai yang
menggambarkan pasangan titik data dalam sebuah garis. Grafik
ini menggambarkan hubungan (korelasi) secara visual antara
rangkaian data yang diplot
4. klik tombol next untuk menentukan sumber data (chart source data).
Pada tab data source tentukan data-data range baik secara baris
(rows) ataupun kolom (columns).
5. Klik tab series untuk menyesuaikan data series (dalam hal ini untuk
menambah atau menghapus data series yang tidak diperlukan),
category (X) axis labels (untuk menentukan label sumbu X)
6. Klik tombol next untuk menentukan chart options yang meliputi tab
titles (yang meliputi chart title, category (X) axis, series (Y) axis, tab
axes, tab gridlines, tab legend, tab data lebels, data table.
7. klik tombol next untuk menentukan lokasi grafik (chart location) yaitu
pada lembar kerja yang baru (As new sheet) atau pada lembar kerja
yang bersangkutan (As object in)
8. untuk mengahiri proses klik tombol finish
D. Mencetak buku kerja
Mencetak buku kerja merupakan langkah penting yang perlu
dilakukan. Pencetakan lembar kerja dimaksudkan untuk membuat output
dalam bentuk laporan atau untuk keperluan pengarsipan. Gunakan print
preview untuk melihat hasil cetakan. Langkah yang dapat dilakukan:
1. jika akan mencetak range tertentu, maka sorot terlebih dahulu range
yang akan dicetak.
2. pilih menu File dan klik Print, maka kotak dialog akan tampil.
3. pilih tipe printer yang akan digunakan
4. pilihan print range
yang akan dicetak, misalnya halaman 1 sampai
halaman 5, ataupun pilihan print what untuk menentukan apakan
keseluruhan Active sheet atau bagian yang disorot saja (selection)
5. Isi Number of copies
6. Klik OK
E. Keluar dari Windows Excel
Untuk keluar dari S-Excel, pilih menu File, Exit. MS-Excel akan
menanyakan apakah lembar kerja yang terbuka ingin disimpan. Dapat dipilih
salah satu dari tiga tombol untuk menjawabnya.
3. Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint adalah sebuah program aplikasi untuk
membuat presentasi. Dengan Microsoft PowerPoint akan dapat dengan
mudah dibuat pelajaran berupa pertunjukkan (untuk pendidikan atau job
training), promosi perusahaan atau produk berupa pertunjukkan dan lainlain.
Dalam Microsoft PowerPoint, setiap tampilan disebut dengan slide,
dan setiap slide dapat dimasukkan dengan gambar dan suara sehingga
presentasi menjadi lebih hidup.
Langkah-langkah pembuatan presentasi:
A. Menjalankan powerpoint.
Setelah power point dijalankan akan terlihat tampilan seperti pada gambar
B. Memilih tampilan slide
Untuk memilih tampilan atau lay out slide, dapat digunakan macam dan
jenis yang diberikan oleh program powerpoint (default). Pilihan ini akan
muncul jika menggunakan perintah New pada menu file, seperti
ditunjukan pada gambar. Selanjutnya dapat dilakukan pemilihan:
blank presentation, atau
salah satu lay out yang disediakan
C. Memasukkan teks ke dalam slide
Klik kotak bertuliskan click to add title, kemudian ketik teks yang
dimaksud, kemudian enter
Klik dalam kotak teks kedua, ketik teks yang dimaksud, kemudian
enter
Untuk melihat hasil rancangan presentasi, dapat ditekan tombol F5
setiap saat, dan untuk kembali ke lembar kerja tekan tombol Esc.
D. Memperbesar / memperkecil kotak teks
Jika panjang teks tidak muat dalam kotak, kotak dapat diperbesar
dengan dua cara:
Cara yang pertama, klik kanan dalam kotak, klik menu format
placeholder (gambar 2.12), klik tab size, perbesar kotak dengan
menaikkan atau mengetikkan langsung angka pada kotak sesuai
dengan lebar yang diinginkan. Klik Ok.
Cara kedua, perbesar atau perkecil kotak teks melalui bulet-bulet
yang diberikan di sekeliling kotak
E. Memblok teks
Agar dapat mengubah jenis dan ukuran teks, mengubah perataan teks
dan lain-lain, maka teks yang akan diubah harus diblok terlebih dahulu.
F. Mengatur perataan teks
Blok teks yang akan diatur atau diratakan, tekan salah satu tombol di
bawah ini:
Ctrl + E membuat teks rata tengah
Ctrl + L membuat teks rata kiri
Ctrl + R membuat teks rata kanan
Ctrl + J membuat teks rata kiri dan kanan
G. Menghapus kotak teks
Tidak semua kotak teks yang diberikan tidak harus semuanya diisi. Jika
kotak yang diperlukan cukup hanya satu, maka hapuslah kotak teks
yang lainnya dengan cara:
Klik di dalam kotak teks yang akan dihapus
Setelah kotaknya muncul, sorot pinggir kotak hingga muncul anak
panah berkepala empat
Setelah anak panah berkepala empat muncul, langsung klik tombol
kiri mouse (maka kursor akan hilang)
Setelah kursor hikang, tekanlah tombol delete untuk menghapus
H. Mengubah jenis dan ukuran font
Blok teks yang akan diubah, klik kotak font size, pilih ukuran font yang
diinginkan, atur kembali letak setiap kotak teks sesuai dengan yang
diinginkan.
I. Wordart
Selain teks biasa, bisa juga dimasukkan teks berupa Wordart. Teks
berupa Wordart akan diperlakukan seperti gambar.
J. Menyimpan presentasi
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, simpanlah dahulu file
presentasi yang sudah dibuat dengan cara yang sama dengan
K. Menjalankan presentasi
Setelah presentasi (semua slide) selesai dibuat, jalankan presentasi
dengan cara sebagai berikut:
Klik menu slide show
Klik view show
Kedua instruksi tersebut bisa disingkat dengan menekan tombol F5.
Untuk kembali ke lembar kerja, tekan tombol esc.
penyimpanan file MS Word maupun MS Excel. Setelah disimpan, maka
pengerjaan bisa dilanjutkan kembali.
No comments